Începând cu data de 1 ianuarie 2024, trimiterea facturilor către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) devine obligatorie pentru toate companiile. În acest context, dorim să vă aducem la cunoștință aspectele cheie legate de implementarea sistemului de e-factura.

Ce înseamnă e-factura și de ce este obligatorie?

E-factura reprezintă o modalitate electronică de emis și transmitere a facturilor, având ca scop eficientizarea procesului de facturare și combaterea evaziunii fiscale. Implementarea acestui sistem este esențială pentru asigurarea transparenței și corectitudinii în activitatea financiară a companiilor.

Cine e obligat să transmită?

SRL, PFA, II, PFI, chiar și ONG-urile care desfășoară activitate economica.

Cine este obligat sa primească facturi prin E-factura?

Sistemul E-factura are 2 componente:

1. obligația de a transmite facturile emise catre clienti (in vigoare de la 1 ianuarie 2024)
2. obligația de a primi facturile de la furnizori prin E-factura (in vigoare de la 1 iulie 2024).

Așadar, începând cu 1 iulie 2024 din punct de vedere fiscal, sunt considerate facturi care se pot înregistra în contabilitate, numai facturile electronice emise și transmise în sistemul E-Factura.

Factura nu există decât la momentul la care aceasta este transmisă prin E-factura și se întoarce înapoi validă, cu sigiliul ANAF.

Ce înseamnă implementarea sistemului e-Factura?

Implementarea sistemului de e-factura presupune utilizarea unei soluții software specializate pentru generarea, transmiterea și stocarea electronică a facturilor. Acest pas este esențial pentru conformitatea cu noile reglementări fiscale și pentru a asigura transparența și eficiența în procesul de facturare.

Pentru a respecta noile reglementări, vă recomandăm să implementați un program de emitere a facturilor care să permită generarea și transmiterea acestora către ANAF în format electronic. Asigurați-vă că sistemul ales respectă standardele și cerințele impuse de autorități pentru a evita eventualele penalizări.

Pentru a transmite și a primi facturi prin sistemul E-factura este necesar un certificat digital înregistrat la ANAF. Această obligație nu cade în sarcina contabilului și trebuie privită ca atare.

Semnătura electronica trebuie înregistrată la ANAF.

Pentru înregistrare se accesează acest link, se completează si depune formularul: https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj

Ulterior veți primi un mail de confirmare din partea ANAF pe adresa pe care ați comunicat-o la înregistrare. Dupa ce semnătura electronica este înregistrată la ANAF, trebuie sa o înregistrați și în programul vostru de facturare.

Trebuie să folosiți o aplicație electronică pentru facturare. Facturile nu vor mai putea fi emise „doar pe hârtie” sau „în excel”.

Ministerul Finanțelor pune la dispoziție aplicații gratuite pentru emiterea și transmiterea facturilor, acum depinde de voi dacă și ce alegeți.

Obligațiile companiilor:

1. Generarea facturilor în format electronic: Facturile trebuie emise și stocate în format electronic conform standardelor impuse de ANAF.
2. Transmiterea automată către ANAF: Facturile trebuie transmise către ANAF în timp util, conform prevederilor legale.
3. Licențiere și actualizări: Asigurați-vă că soluția software utilizată este licențiată și actualizată pentru a corespunde cerințelor legislative în permanență.

Avantajele utilizării e-Factura:

• Eficiență operațională: Procesul de facturare devine mai rapid și mai precis.
• Reducerea costurilor: Eliminarea cheltuielilor asociate cu tipărirea și expedierea fizică a facturilor.
• Conformitate legală: Respectarea cerințelor fiscale și evitarea sancțiunilor.
• Monitorizare mai ușoară: Acces rapid la istoricul facturilor și rapoartelor financiare.
• Reducerea erorilor: Sistemul electronic minimizează riscul de erori umane în procesul de facturare.

Suntem conștienți că această tranziție poate ridica întrebări și necesită adaptări în cadrul afacerii dumneavoastră.

Suntem aici pentru a vă oferi suport în procesul de implementare a sistemului e-factura și pentru a vă ghida în conformitate cu noile cerințe legale.